バトン

　今週の木曜日、月例の品質会議がありました。
前月の品質状況、課題の抽出や対策の協議、品質改善活動の進捗確認などを行う会議です。
生産状況や工程改善などを話し合う生産会議と合わせて、当社では毎月行われる数少ない会議の一つ。
出席者は各部門の課長職以上のメンバーと、品質管理課のスタッフです。

　もっと「自分事」として考え、決めたことについては自らが責任をもって取り組んで欲しい・・・
そんな想いから、私は今年の１月から出席していませんでした。
ただ品質会議については技術的な話もあったりするので、主催者から「オブザーバーとして出席して欲しい」との要望があり、６月から再び出席していました。

　７月、両会議に出席しなくなってから半年が過ぎたので、みんなにヒアリングしたところ、結局あんまり変わっていないような印象とのこと・・・
６月にオブザーバーとして出席した品質会議もイマイチでしたので、７月からは両会議に私も正式に復帰。
併せて品質会議の方は、当面私が議事進行をすることになっていました。。。

　スタート地点

　以前から会議のやり方や内容に問題を抱えていた当社。
なかなか効果的な話し合いが出来なかったり、有効な決め事にまで至らなかったり・・・
もちろん色々とやり方を変えてみたり話し合ったりしてみてはいたのですが、なかなか改善できずにここまできました。
たぶん出席者の中には、「この会議やる意味ある？」なんて思っていた人もいるんじゃないでしょうか。。。

　そこで「どうせ自分がやることになるなら、ちょっと趣向を変えてやってみようか・・・」
と考えた私は、まず２つの”スタート地点”を変えることにしました。

　まず一つ目は、会議自体のスタート地点です。
これまでも一応事前に資料を配布してはいましたが、会議が始まるとまずその資料を説明する（読み上げる）ところからスタートしていました。
これ、私はずっと前から「それ要らなくない？」と言っていたのですが、何故か私が出席していない間もずっとそうしていた様子です。

　だからまずそれを止めました。
「事前に資料は配信してるから、内容は理解してきているよね？」という前提から会議を始めるようにしました。
だってその為に事前配布しているんですから、そこは頭に入れておいて貰わないと・・・
それだけで時間短縮にもなりますからね。

　もう一つは、協議のスタート地点です。
直近の傾向や変化点の分析から課題抽出、原因追求と対策の立案までのプロセスについてのところ。
今までは前月の実績を読み上げて「なんでこうなっちゃったの？？」から始まっていました。
で、担当部門の責任者が「んんんん・・・」ってなってしまって議論が停滞してしまうんです。。。

　事前に資料の配布があって、原因や対策を考える時間があったとしてもそうなってしまうことが多かった気がします。
それに対して「ちゃんと考えてこないとダメじゃん、何を話すかは分かってたでしょ？」なんて言ったって始まらないんですよね。。。
私は今までの様子を見ていて、恐らくその人は準備をしていなかった訳では無くて、どう考え、何の準備をすれば良いのかが分からないんじゃないかと考えました。
まあセンスとかの問題もありますが、やっぱりロジカルな考え方が苦手な人もいますからね。。。

　そこで私が議事進行をするようになった７月から、私自身が分析をして仮説を立て、課題を抽出して幾つかの要因に絞り込むところまでやった資料を作り、それを用いて議事を進めることにしました。
もちろん本来は各セクションの責任者がそういうことを日常的に行い、日々改善をしていって貰わなければなりません。
　だからまず「手本」と言ってはおこがましいですが、「こう考えて欲しい」ということを示すようにしてみました。
出来ていないことを「なんでやっていないんだ！」と咎めるのではなく、私なりに「なんで出来ないんだろう・・・」と考えてみて辿り着いた結果です。
当然ながらずっとはやりませんので、今のうちに自分の役割と、どういうことが求められているのかの理解を深めていって欲しいと思っています。。。

　自ら考える

　もちろんそういう風に進めていってしまうと、私の考えの「押し付け」になってしまい兼ねません・・・
だからもう少し”浅い”部分で、みんなにも自ら考える機会を作りたいと考えました。
そこで新たなコーナー（？）を設けてみました。
題して「みんなの困りごと」のコーナー。。。

　これは各セクションの責任者に
「最近なんか困ったことない？」
「他の工程（部門）に改善して欲しいこととか、率直に言えばクレームとかあるよね？」
「そもそもどうしたら品質を上げていけると思う？」
と言った感じで事前にヒヤリングを行い、幾つか上がった中から工場長や部長に諮って協議内容を決めて解決策を話し合うというコーナーです。

　改善だなんだと言ったって、そもそも問題を問題と感じる感度が低ければ、何をどうしたらいいのか分かるわけありません。
私はその「アンテナ」を強化する必要があると感じたわけです。
抽象的なことから具体的な事柄まで、まずは全部拾い上げてテーブルに乗せ、みんなでワイワイやりながら一つずつ解決まで持っていく・・・
そんな成功体験が、次の課題解決に取り組む熱量に変わっていくものだと信じてのことです。

　このコーナー、狙ったほどではありませんでしたが、やっぱりそれなりに盛り上がりました。
こういう機会を通じて、一歩でも半歩でも前進していければと思います。

　少し変化を加えて仕切り直した品質会議。
それが正しかったのかどうかはすぐには分かりません。
でも何もしないでいたら、どうしたって良くなっていくものではありませんからね・・・
ここは私たちのモットーである「取り敢えずやってみよう」の精神です。

　もうしばらくは私がやることになりそうですが、時期が来れば当然適切な人物と交代する予定。
今は少しでも良くなるようなきっかけを私が作れるのなら・・・と思ってます。
同じことをやらなくてはならないということではありませんよ。
考え方ややり方は人それぞれですから。
でもこのバトン、しっかりと受け取れる準備はしておいて下さいね。。。